Strategische Partnerschaft –
Kostensenkung mit unserem Buchungsservice

Die Ausgangslage

Zurzeit bestehen zwischen der Firma X und vielen Seminarhotels in der Schweiz Rahmenverträge für Seminarpauschalen und Übernachtungen. Diese vielen Verträge will man auf einen minimieren, um firmenintern die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern zu verbessern und neu für das ganze Segment nur noch einen Ansprechpartner zu haben.

Ist-Zustand
Auf dem Intranet der Firma X werden alle Seminarhotels nach Region, Umfang/Art des Anlasses, Preisklasse und Stadt/Land aufgelistet um den Mitarbeitern eine Grobübersicht aufzuzeigen. Anschliessend wählen die Mitarbeiter das gewünschte Hotel aus und kontaktieren dieses direkt, um die Reservation vorzunehmen. Obwohl viele Hotels vorgegeben sind, verursacht diese Suche enorme Prozesskosten. Dazu müssen alle Verträge in gewissen Kontrollpunkten geprüft und allfällig neu verhandelt werden.
Soll-Zustand
Das Ziel liegt darin, dass ein Drittvermittler der Firma X ein Online-Tool zur Verfügung stellt, über welches die Suche nach einem geeigneten Seminarhotel in der Schweiz getätigt werden kann. Der Drittvermittler nimmt via dieses Tools die Anfrage der Mitarbeiter von der Firma X entgegen, sucht gemäss den Vorgaben geeignete Seminarräumlichkeiten, holt Offerten ein und hinterlegt sie im Online-Tool. Die Mitarbeiter der Firma X werden dadurch zeitlich entlastet.
Ziele
Hauptziel ist es, die Kosten bei der Seminarraumsuche zu minimieren und statt vieler Hotelpartner nur noch einen Ansprechpartner zu haben. Die vielen einzelnen Rahmenverträge sollen wegfallen, es soll nur noch einen Vertragpartner geben, der die gesamte Kommunikation mit den einzelnen Raumanbietern und Hotels übernimmt.
Anforderungen

Der Anbieter stellt für die Firma X und deren Tochtergesellschaften ein verständliches Online-Tool zusammen, in welches alle relevanten Daten eingegeben werden können. Mit diesen Daten werden anschliessend die möglichen Seminarhotels und Raumanbieter evaluiert (mindestens drei) und in einer übersichtlichen Auflistung dem Auftraggeber präsentiert. Dies erfolgt von Montag bis Freitag innerhalb einer Frist von 24 Stunden nach Erhalt der Anfrage. Bei einer Buchungszusage durch die Firma X übernimmt der Anbieter sämtliche weiteren administrativen Arbeiten (Reservation, Vertragsunterzeichnung mit dem Hotel, Abrechung usw.). Die Mitarbeiter der Firma X haben jederzeit online Zugriff auf die Auftragsübersicht und den Stand der Dinge.

Vierteljährlich soll für die Firma X eine repräsentative Statistik erstellt werden, welche folgende Informationen enthält: Umsatz, Anzahl Anfragen, Anzahl definitive Buchungen, Anzahl Annullierungen, beliebte Hotels, Kundenzufriedenheitsstatistik.

Die Umsetzung

Wir stellen der Firma X ein Bestell-Tool (Booking-Engine) mit Direktzugriff auf ein umfangreiches Hotelpartnernetz zur Verfügung. Gelistet sind über 1300 Hotels. Die Firma X erfasst den Auftrag direkt via Booking-Engine. Wir organisieren mindestens drei Hotelofferten für die Firma X und hinterlegen die Originale in der Booking-Engine. Eine telefonische Hotline steht zu den normalen Bürozeiten zur Vefügung.

Nachdem die Mitarbeiter der Firma X die Offerten geprüft haben, erteilen sie uns das Ok zur Vertragsunterzeichnung. Wir buchen für die Firma X verbindlich die Seminarräume, Hotelzimmer sowie F&B-Leistungen gemäss der Originalofferte.

Nach dem Anlass verlangen wir beim Hotel die Rechnung für den gebuchten Anlass, hinterlegen diese in der Booking-Engine für die Firma X. Diese gibt das Ok zur Bezahlung. Als Vertragspartner des Hotels übernehmen wir die Bezahlung und stellen der Firma X anschliessend den Betrag in digitaliserter Form via SAP in Rechnung.

Für die volle Transparenz, senden wir Ihnen auch immer mit unserer Rechnung die original Seminarhotelabrechnung mit. 

Das Reporting

Damit Ihre Buchhaltung und Ihre Einkäufer die Seminarkosten jederzeit unter Kontrolle haben, besteht die Möglichkeit, mit unserem Reporting eine Vielzahl an Informationen abzurufen:

Erteilte Aufträge

  • Transparentes Reporting aller vergangenen Jahre und das laufende Jahr
  • Aufschlüsselung sämtlicher Zahlen einzelner Seminarhäuser, Auftraggeber und Abteilung, z.B. Anzahl Aufträge, Buchungen, Buchungsquote und die durchschnittliche Teilnehmerzahl.


Zahlen über abgerechnete Buchungen

Pro Seminarhaus
  • Anzahl Buchungen
  • Gesamtumsatz
  • durchschnittlicher Umsatz
  • durchschnittliche Teilnehmerzahl pro Seminarhaus
Pro Auftraggeber
  • Anzahl Gesamtteilnehmer
  • Anzahl durchschnittliche Teilnehmerzahl
  • generierte Seminarkosten gesamt
  • durchschnittliche Seminarkosten pro Teilnehmer

Unsere Servicepakete

Standard

kostenlos


Wir organisieren die geeigneten Locations. Abrechnung dann direkt an Sie!

  • Persönliche Beratung
  • Unterbreiten von Vorschlägen
  • Annulationshandling
  • Buchen
  • Accounting
  • Benutzung Booking-Engine
  • Komplette Kontrolle

Pro

kostenlos


Wir organisieren die geeigneten Locations für Sie. Abrechnung läuft über uns!

  • Persönliche Beratung
  • Unterbreiten von Vorschlägen
  • Annulationshandling
  • Buchen
  • Accounting
  • Benutzung Booking-Engine
  • Komplette Kontrolle

Enterprise

auf Anfrage


Sie organisieren die geeigneten Locations über unsere Booking-Engine selber.

  • Persönliche Beratung
  • Unterbreiten von Vorschlägen
  • Annulationshandling
  • Buchen
  • Accounting
  • Benutzung Booking-Engine
  • Komplette Kontrolle

Bär
Stromer
Visana
PEAQ Solutions
ASIC Robotics
Schott
SBB

Unser Vermittlungs-Prozess

Auftrag
Der Kunde bzw. der Mitarbeiter gibt den Auftrag für die Seminarraumsuche. Sei es schon einen fixen Raum aus der bestehenden Seminarraumpalette oder an einem Wunschort nach Wahl.
Offerte
Wir suchen mindestens drei passende Seminarofferten, falls das Seminarhaus noch nicht fix bestimmt ist. Alle Offerten werden auf die

Bedürfnisse und Angaben des Interessenten auf Unstimmigkeiten geprüft. Wir haben für Sie alle Optionen im Griff, so dass keine Optionen verfallen.
Zusage/Absage
Bequem per Knopfdruck kann der Kunde alle Originalofferten der Seminarräume vergleichen und sich dafür oder dagegen entscheiden.

Wir koordinieren alle Absagen der einzelnen Parteien die wir für die Kunden angefragt haben.
Buchung
Der Seminarort, der gebucht wurde wird mit allen nötigen Informationen kontaktiert, so dass Sie eine Reservationsbestätigung erhalten.

Wir prüfen nach dem Vieraugenprinzip die Reservationsbestätigung für Sie.
Abrechnung
Wir prüfen für Sie die Seminarabrechnung. Sie wählen selbst, ob Sie die Seminarraumabrechnung direkt erhalten möchten oder ob wir Ihnen eine E-Rechnung  zukommen lassen sollen.

Damit Sie bei SAP nicht jedes Hotel einzeln erfassen müssen, senden wir Ihnen eine strukturierte Abrechnung via Postfinance in Ihr SAP-System.

Wie können wir Sie unterstützen?

Beratung unter
email
Kontaktformular

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Unsere Öffnungszeiten
Montag bis Freitag
08:00 - 12:00 und 13:30 - 17:30 Uhr