Partenariat stratégique - Réduction des coûts grâce à notre service de réservation
La situation de départ
Actuellement, il existe entre la société X et de nombreux hôtels de séminaires en Suisse des contrats-cadres pour les forfaits de séminaires et les nuitées. L'entreprise souhaite réduire ces nombreux contrats à un seul afin d'améliorer la transparence vis-à-vis des collaborateurs et de n'avoir plus qu'un seul interlocuteur pour l'ensemble du segment.
Sur l'Intranet de l'entreprise X, tous les hôtels de séminaires sont répertoriés par région, volume/type d'événement, catégorie de prix et ville/pays afin de donner aux collaborateurs une vue d'ensemble. Les collaborateurs choisissent ensuite l'hôtel souhaité et le contactent directement pour effectuer la réservation. Bien que de nombreux hôtels soient prédéfinis, cette recherche entraîne d'énormes coûts de processus. De plus, tous les contrats doivent être vérifiés sur certains points de contrôle et éventuellement renégociés.
L'objectif est qu'un intermédiaire tiers mette à la disposition de la société X un outil en ligne permettant de rechercher un hôtel de séminaire approprié en Suisse. L'intermédiaire tiers reçoit la demande des collaborateurs de l'entreprise X par le biais de cet outil, recherche des salles de séminaire appropriées selon les instructions, demande des offres et les dépose dans l'outil en ligne. Les collaborateurs de l'entreprise X sont ainsi déchargés d'une partie de leur temps.
L'objectif principal est de minimiser les coûts lors de la recherche de salles de séminaire et de n'avoir plus qu'un seul interlocuteur au lieu de nombreux partenaires hôteliers. Les nombreux contrats-cadres individuels doivent être supprimés, il ne doit plus y avoir qu'un seul partenaire contractuel qui se charge de toute la communication avec les différents fournisseurs de salles et les hôtels.
Le prestataire met en place un outil en ligne compréhensible pour la société X et ses filiales, dans lequel toutes les données pertinentes peuvent être saisies. Ces données permettent ensuite d'évaluer les hôtels de séminaires et les fournisseurs de salles possibles (au moins trois) et de les présenter au client dans une liste claire. Cela se fait du lundi au vendredi dans un délai de 24 heures après réception de la demande. En cas d'acceptation de la réservation par la société X, le prestataire se charge de toutes les autres tâches administratives (réservation, signature du contrat avec l'hôtel, facturation, etc.) Les collaborateurs de l'entreprise X ont accès en ligne à tout moment à l'aperçu des commandes et à l'état d'avancement des travaux.
Chaque trimestre, une statistique représentative doit être établie pour l'entreprise X, contenant les informations suivantes : Chiffre d'affaires, nombre de demandes, nombre de réservations définitives, nombre d'annulations, hôtels préférés, statistiques de satisfaction de la clientèle.
La mise en œuvre
Nous mettons à la disposition de la société X un outil de commande (Booking-Engine) avec accès direct à un vaste réseau de partenaires hôteliers. Plus de 1300 hôtels y sont répertoriés. L'entreprise X saisit la commande directement via le moteur de réservation. Nous organisons au moins trois offres d'hôtel pour l'entreprise X et déposons les originaux dans le Booking-Engine. Une hotline téléphonique est à disposition pendant les heures de bureau normales.
Après avoir examiné les offres, les collaborateurs de l'entreprise X nous donnent leur accord pour la signature du contrat. Nous réservons obligatoirement les salles de séminaire, les chambres d'hôtel et les prestations F&B pour l'entreprise X conformément à l'offre originale.
Après la manifestation, nous demandons à l'hôtel la facture pour la manifestation réservée et la déposons dans le Booking-Engine pour l'entreprise X. Nous acceptons le paiement. Celle-ci donne son accord pour le paiement. En tant que partenaire contractuel de l'hôtel, nous nous chargeons du paiement et facturons ensuite le montant à la société X sous forme numérisée via SAP.
Pour une transparence totale, nous vous envoyons toujours le décompte original de l'hôtel de séminaire avec notre facture.
Le rapport
Pour que votre comptabilité et vos acheteurs puissent contrôler à tout moment les coûts des séminaires, vous avez la possibilité de consulter une multitude d'informations grâce à notre reporting :
Mandats attribués
Reporting transparent de toutes les années passées et de l'année en cours.
Ventilation de tous les chiffres des différents centres de séminaires, donneurs d'ordre et départements, par exemple le nombre de commandes, de réservations, le taux de réservation et le nombre moyen de participants.
Chiffres sur les réservations décomptées
Par centre de séminaire
Nombre de réservations
Chiffre d'affaires total
chiffre d'affaires moyen
nombre moyen de participants par centre de séminaire
Par commanditaire
Nombre total de participants
Nombre Nombre moyen de participants
Coûts totaux générés par le séminaire
coût moyen du séminaire par participant
Nos forfaits de services
Standard
gratuit
Nous organisons les lieux appropriés. Facturation ensuite directement à vous !
Conseil personnalisé
Soumission de propositions
Soumission de propositions
Réserver
Comptabilité
Utilisation du moteur de réservation
Contrôle complet
Pro
gratuit
Nous organisons les lieux appropriés pour vous. La facturation se fait par notre intermédiaire !
Conseil personnalisé
Soumission de propositions
Soumission de propositions
Réserver
Comptabilité
Utilisation du moteur de réservation
Contrôle complet
Enterprise
sur demande
Ils organisent eux-mêmes les lieux appropriés via notre moteur de réservation.
Vous nous confiez la recherche d'une salle de séminaire. Qu'il s'agisse d'une salle fixe de la gamme de salles de séminaire existante ou d'un lieu de votre choix. Nous recherchons gratuitement pour vous des salles de séminaire adaptées.
Nous recherchons pour vous au moins trois offres de séminaires adaptées, si le centre de séminaire n'est pas encore déterminé. Toutes les offres sont examinées en fonction des besoins et les indications que vous avez fournies, afin d'éviter toute incohérence. Nous maîtrisons toutes les options pour vous, de sorte qu'aucune option ne soit perdue.
En appuyant confortablement sur un bouton, vous pouvez comparer toutes les offres originales des salles de séminaire et décider de les accepter ou de les refuser.
Nous coordonnons tous les refus des différentes parties que nous avons sollicitées pour vous.
Le lieu de séminaire qui a été réservé est contacté avec toutes les informations nécessaires afin que vous receviez une confirmation de réservation.
Nous vérifions la confirmation de réservation pour vous selon le principe des quatre yeux.
Nous vérifions pour vous le décompte du séminaire. Vous choisissez vous-même si vous souhaitez recevoir directement le décompte de la salle de séminaire ou si vous souhaitez que nous vous envoyions une e-facture.
Pour que vous n'ayez pas à saisir chaque hôtel séparément dans SAP, nous vous envoyons un décompte structuré via Postfinance dans votre système SAP.
